De plus en plus de professionnels doivent se déplacer très régulièrement, et travailler au cours de leurs pérégrinations. Fort heureusement, les ordinateurs de bureau sont devenus portables, ultraportables, Netbooks, Smartphones et aujourd'hui tablettes graphiques. Certains ont pour ambition d'offrir les mêmes fonctions que les ordinateurs classiques, d'autres permettent seulement de relever des courriels, de surfer sur le Net et de téléphoner. Mais tous doivent être choisis et gérés avec grand soin.

La polyvalence des portables

Même s'ils font déjà figure d'ancêtres dans la gamme des outils de mobilité, les ordinateurs portables restent encore très prisés tant par les particuliers que par les professionnels. Un succès qui s'explique par le fait que ces machines offrent aujourd'hui à peu près les mêmes possibilités que les stations fixes. Sur le marché, on trouve principalement deux types de produits : le portable « classique » et l'ultraportable. Le premier, le plus répandu, est doté d'un écran de 15 à 16 pouces, d'un disque dur de plus de 300 Go, de 4 Mo de mémoire RAM (extensible), d'un processeur double cœur et d'une connectique variée (USB, HDMI, RJ45, VGA, sortie casque). Il s'agit d'un outil polyvalent apte à accueillir la plupart des logiciels du marché. Long au minimum de 35 cm, large de 25 cm et épais de 3 cm, il pèse entre 2,5 et 3,5 kg sans compter le boîtier d'alimentation, et offre de 2 à 4 heures d'autonomie.
L'ultraportable, avec son poids plume (entre 1 et 2 kg) et son écran de 13 à 14 pouces (35,5 cm), est quant à lui « taillé pour la route ». Ses performances, à peine inférieures à celles d'un portable « classique », lui permettent d'économiser de l'énergie et d'offrir jusqu'à 10 heures d'autonomie. En terme d'équipement, ce type de machine est en revanche rarement doté de lecteur/graveur. Le prix des portables « classiques » ou « ultra » varie de moins de 500 à plus de 1 000 €.

Le Netbook pour le Net et la bureautique

Apparu il y a un peu plus de trois ans, le Netbook est un outil bon marché entièrement dédié à la mobilité. À première vue, rien ne le distingue d'un ultraportable, outre le fait que replié, ses mensurations dépassent rarement les 24 x 17 x 2,5 cm et que la taille de son écran varie de 4,8 (12,2 cm) à 12 pouces (30,5 cm) de diagonale. En revanche, côté fonctionnalités, il s'agit d'un ordinateur conçu pour consulter ses courriels, rédiger un texte, modifier son agenda, naviguer sur le Net ou encore peaufiner une présentation commerciale. Le plus souvent, les Netbooks sont équipés d'un processeur faiblement cadencé mais peu gourmand en énergie, de 512 Mo à 2 Go de mémoire RAM et de 8 à 160 Go de mémoire de stockage (SSD ou disque dur classique). Tournant sur une distribution Linux ou sur des versions allégées de XP ou de Windows 7, les Netbooks sont pré-équipés avec des logiciels bureautiques. Ils offrent de 5 à 10 heures d'autonomie et sont vendus entre 250 et 450 €.

Le Smartphone pour rester en contact

Popularisés par Nokia, RIM (Blackberry) et Apple avec son iPhone, les Smartphones sont des téléphones mobiles, dotés de fonctions d'agenda, permettant de surfer sur le Net, de relever et de rédiger des courriels, de stocker des données ou encore de servir de GPS. Bref, ces téléphones multiréseaux (Wifi, Bluetooth, GPRS, 3G), même s'ils n'offrent pas, compte tenu de leur taille, le confort suffisant pour effectuer des travaux bureautiques complexes, sont devenus de véritables petits ordinateurs. Dotés d'un écran tactile ou d'un clavier physique, ils dépassent rarement les 150 grammes et n'ont besoin que d'une poche ou d'un sac à main pour y trouver refuge. Ils sont proposés entre 100 et 600 € sans abonnement.

L'iPad a-t-il sa place dans votre parc de mobiles ?

Rappelons que la toute nouvelle tablette graphique d'Apple pèse 700 grammes et est dotée d'un écran tactile de la taille d'une demi-page A4 faisant office de clavier et de souris. Elle offre 10 h d'autonomie, un maximum de 64 Go de mémoire, un accès Wifi ou 3G, et coûte entre 499 et 799 €.
Les arguments « Pour » : ergonomique ; permet de surfer, d'écrire, de lire et de se détendre.
Les arguments « Contre » : produit non évolutif ; offre logicielle encore peu professionnelle.

Partager les données

Les portables, comme les Netbooks, sont équipés d'antennes Wifi et peuvent accueillir un module d'accès téléphonique (clé 3G). Outre la faculté de surfer sur le Net ou de consulter ses courriels, ils permettent aussi d'accéder, via un intranet (accès Web sécurisé), au réseau de l'entreprise. Vos collaborateurs distants peuvent alors disposer des ressources du réseau, mais également les enrichir tout au long de leur mission. Ces capacités de communication permettent, en outre, d'envisager la mise en place de réunions à distance en utilisant des outils collaboratifs comme, par exemple, la suite Google Documents (gratuite).

Sauvegarder les données

Dans la mesure où les portables et autres machines mobiles ne sont pas connectés en permanence au réseau de l'entreprise, il est indispensable de mettre en place des procédures de sauvegarde. Ces dernières doivent permettre de préserver les données présentes sur les mémoires de stockage de la machine nomade. Elles doivent être effectuées le plus régulièrement possible. Pour ce faire, vous pourrez soit directement vous connecter au réseau de l'entreprise, soit utiliser un espace mémoire dédié accessible par internet. Ces sauvegardes pourront s'effectuer manuellement ou automatiquement grâce à des logiciels de synchronisation. Pour réaliser des opérations de sauvegarde sans avoir à se connecter, vous pouvez aussi utiliser des clés USB sur lesquelles vous viendrez copier les données récemment modifiées.

Sécuriser les machines

Même s'ils sont conçus pour voyager, les appareils informatiques mobiles restent des outils fragiles. Il convient ainsi de les préserver du principal risque qui les guette, à savoir la casse matérielle. Vous prendrez donc soin de les protéger pendant le transport en leur offrant une sacoche dotée de mousses suffisamment denses pour les préserver des conséquences d'une chute ou d'un coup. Lors de leur utilisation, vous devrez éviter de les exposer à un quelconque liquide, même s'il s'agit d'un simple gobelet d'eau malencontreusement renversé sur votre clavier (et donc sur la carte-mère qui se cache en dessous).
Enfin, pour garantir la protection des données contenues dans la machine en cas de perte ou de vol, il est recommandé d'en sécuriser l'accès. Vous pourrez ainsi utiliser des mots de passe permettant d'ouvrir le bureau de Windows, des répertoires ou des fichiers (Word, Excel et Acrobat offrent ce type de protection). Il est également possible de chiffrer tout ou partie d'un disque dur et ainsi d'en interdire la consultation aux personnes non habilitées grâce à des logiciels spécifiques.

L'entretien des machines

La gestion d'un parc informatique mobile nécessite la mise en place d'une politique d'entretien. Il faut ainsi veiller à nettoyer régulièrement les claviers et les grilles d'aération des portables. Seules sources d'énergie lors des déplacements, les batteries doivent être changées au plus tard au bout de trois ans ou à l'issue d'un millier de cycles de chargement. Enfin, il est indispensable d'assortir l'achat de chaque machine d'une garantie de trois ans minimum prévoyant l'intervention rapide d'un technicien.

Article du 13/07/2010 - © Copyright SID Presse - 2010